Herramientas de planeamiento y control de gestión.
El Planeamiento, Los Presupuestos y el Control de Gestión
Los Presupuestos
El presupuesto resulta ser básicamente en su esencia una herramienta de planeamiento y de control, y como tal persigue:
- Planear y plantear objetivos: Las organizaciones en general se plantean objetivos y metas, siendo los presupuestos una ayuda para prever y determinar como se alcanzarán.
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Cumplimiento eficiente: Ayuda al control y seguimiento de los objetivos planteados.
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Control del cumplimiento: Control de los objetivos presupuestados validándolos con los datos reales incurridos, determinado los desvíos. Un planeamiento sin control no tiene sentido.
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Acciones correctivas: El análisis de los desvíos permite al administrador tomar la decisión oportuna de corregir los objetivos presupuestados o tomar acciones rápidas para la concreción de las metas planteadas originalmente en el presupuesto.
Siempre se tendrá en cuenta a la hora de planear un escenario presente y otro futuro, considerando la mejor combinación de los recursos, los esfuerzos y los resultados.
Un presupuesto debe siempre poder cuantificarse, y por ello es expresado en números, posee una vigencia, límite, un alcance, normalmente denominado horizonte. Éste es el límite final del planeamiento. Al expresarse en números, un presupuesto debe ser preciso, por ello demanda siempre un esfuerzo mayor en su formulación.
Dentro de los Presupuestos Finales podemos encontrar por lo menos 3:
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Presupuesto económico: Determina los resultados durante los períodos proyectados (Ganancia o Pédida)
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Presupuesto financiero: Flujo de fondos necesarios para cumplir con los objetivos establecidos.
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Balance general proyectado: Refleja la situación patrimonial (activo, pasivo y patrimonio neto) en distintos momentos.
Entonces el presupuesto permite:
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Controlar los ingresos y egresos de fondos, ganancias y pérdidas, y sus interrelaciones.
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Conocer la gestión a priori.
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Establecer un orden administrativo
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Establecer los resultados que se obtendrán.
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Conocer los recursos que se van a utilizar y dónde se destinarán.
Al presupuestar además se tendrán en cuenta factores que son externos a la organización y que la afectan como ser la situación económica actual y futura, clima, factores regionales, etc.
Cabe mencionar que existen situaciones que dificultan la implementación de un sistema presupuestario, como ser el gran esfuerzo administrativo, la resistencia al cambio, dedicación parcial, creer que un presupuesto crea una mayor burocracia.
También hay que considerar que no resulta práctico la realización de un presupuesto excesivamente detallado y complejo, o presupuestar de más por las dudas o de menos, como así también su realización inoportuna (ni con mucha antelación, ni demasiado cercana), impidiendo ser analizados con tiempo por la dirección, depurar sus errores, corregirlo y reformularlo.
El control Presupuestario
El control simplemente es la comparación entre lo presupuestado con la realidad. La oportunidad del mismo determinará el grado de eficiencia y utilidad.
Las etapas del control presupuestario:
Control de Gestión
El control de gestión se encuentra asociado al nivel directivo, y debe ser ejercido por la dirección general. En tal sentido el presupuesto le servirá a la dirección para evaluar la marcha de los negocios de la organización.
Comparando la realidad con el presupuesto, surge el control presupuestario, resultado ser un importante instrumento del control de gestión.
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