Los nuevos conceptos del control interno. Informe COSO
Evaluación de los Riesgos
Toda organización independientemente de su tamaño, estructura, sector, etc. se encuentra ante riesgos que debe sortear, dado que estos afectan a su supervivencia y éxito. Es imposible reducir el riesgo a cero, es por ello que la dirección determina cual es el nivel de riesgo aceptable.
Antes de la identificación de los riesgos, toda organización debe establecer sus objetivos, dado que obviamente los riegos tendrán incidencia sobre estos.
Objetivos
Los objetivos de una organización pueden estar identificados o estar implícitos, como por ejemplo mantener una x porción del mercado. Los objetivos generales de la organización están representados y nombrados a través de su visión y misión. Los objetivos y la evaluación del FODA (puntos fuertes y débiles y las amenazas y oportunidades del entorno) llevan a definir la estrategia global de la empresa.
Los objetivos específicos son consecuencia de la estrategia global de la empresa y establecen metas concretas.
Una vez establecidos los objetivos mencionados, una organización está en condiciones de identificar cuales son los factores críticos del éxito, cuales son las condiciones necesarias para alcanzar los objetios.
Las diferentes categorías de objetivos
Existen tres grandes categorías:
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Objetivos relacionados con las operaciones: Hacen a la eficacia y eficiencia de las operaciones (rendimiento y rentabilidad, salvaguarda de activos, etc.), son aquellos que lógicamente se encuentran relacionados con la realización del objeto social de la empresa. Estos objetivos se ven influenciados directamente con el entorno empresarial, económico, social , tecnológico en los cuales la empresa se ve envuelta.
Dado que estos objetivos van a involucrar la mayor parte de los recursos de la organización, si no son claros o no se encuentran bien establecidos o definidos, la empresa corre el riesgo de estar utilizando y aplicando erróneamente los recursos.
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Objetivos relacionados con la información financiera: Referidos a la preparación de los estados financieros confiables. Estos objetivos se encuentran enmarcados en el cumplimento de obligaciones externas, dado que se deben someter a una serie de certificaciones y controles con el fin de proporcionar información confiable a terceros posibles inversores, clientes, proveedores, etc. que utilizan éstos para basar sus evaluaciones.
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Objetivos de cumplimiento: Referidos al cumplimiento de las leyes y normas establecidas por la organización. Todas las organizaciones deben adoptar medidas específicas en función a lo establecido por las leyes y normas, no puede apartarse de ellas, dado que establecen los requisitos para el comportamiento de la organización, un ejemplo burdo sería la imposibilidad de vender naftas o keroseno en botellas de vidrio por normas de seguridad.
Es lógico pensar que las categorías de objetivos mencionada se encuentran interrelacionadas y concatenadas entre sí, por ejemplo la registración de una factura a un cliente, ésta se encuentra relacionado con los objetivos operacionales (culminación de una ventas y registro de un documento comercial), objetivos de información financiera (exponer e informar contablemente las transacciones de la compañía) y objetivos de cumplimiento (aplicación de leyes impositivas afectadas a la operatoria, ejemplo IVA)
La consecución de los objetivos
Un sistema de control interno debe proporcionar un grado de seguridad razonable sobre la concreción de los objetivos de la organización. Sobre el análisis de las categorías de objetivos podemos mencionar que tanto los relacionados con la información financiera como de cumplimiento están basadas en ciertas normas externas independientes a las metas de la organización.
A diferencias de las dos categorías mencionadas, los objetivos relacionados con las operaciones no se encuentran basados en pautas externas, además una empresa puede desarrollar actividades según había planeado pero pudo verse superada por un competidos. Es por ello que aunque se hayan desarrollado las operaciones adecuadamente y de manera coherente, esto no garantiza el éxito.
Identificación de los riesgos
Todo rendimiento de una organización se ve amenazado por factores internos y externos. Independientemente de que objetivo sea, explícito o implícito, el proceso de evaluación de riesgos debería tener en cuenta lo que pueda surgir. Es fundamental que todos los riesgos sean identificados.
A nivel empresa, los riesgos pueden ser por factores externos y/o internos, por ejemplo:
Factores externos:
Factores internos:
Los riesgos pueden identificarse en relación con las previsiones a corto y largo plazo y con la planificación estratégica. Resulta importante que la dirección analice muy cuidadosamente los factores que pueden contribuir a aumentar los riesgos como por ejemplo cambios de competidores, competidores nuevos, etc. Una vez identificados los factores importantes, la dirección debe analizar su relevancia y establecer vínculos entre los factores de riesgo y las actividades del negocio.
A nivel de actividad (ventas, producción, marketing, etc.), pueden identificarse numerosos riesgos tanto explícitos como implícitos, como por ejemplo para compras, puede ser que ante la necesidad de mantener un stock se seguridad, al momento de comprar no se obtengan las cantidades necesarias o la calidad de las mismas no cumple con las especificaciones establecidas.
Análisis de los riesgos
Una vez identificados los riesgos deben analizarse. La metodología normalmente incluirá una estimación de la importancia de los riesgos, una evaluación de la probabilidad de ocurrencia y un análisis de la forma de gestionar el riesgo, no obstante, el análisis puede variar dada la dificultad que tiene la mayoría de los mismos para cuantificarse.
Si un riesgo no resulta significativo y su probabilidad de materialización es remota, no debería generar preocupación para la dirección, en cambio si tiene una alta probabilidad de ocurrencia y además es muy importante, éste deberá ser analizado con mayor profundidad. Si bien estos ejemplos resultan muy extremos, tienen como objetivo transmitir la idea sobre cuales riesgos deben profundizarse en su análisis y cuales no.
De acuerdo a lo mencionado, existen numerosos riesgos entre ambos extremos, los cuales resultan muy difíciles de analizar, y en el mejor de los casos pueden clasificarse en altos, medios y bajos.
Analizada la probabilidad e importancia se debe estudiar la manera de encarar o gestionar los riesgos, para ello la dirección aplicará su juicio en función a ciertas hipótesis acerca del riesgo.
Gestión del cambio
El sistema de control interno debe tener la capacidad de adaptación al entorno y a las circunstancias cambiantes, dado que quizás un sistema de control sea realmente efectivo en un contexto determinado y no en otro. Es por ello que el contexto es importantísimo a la hora de identificar y analizar los riesgos.
Todas las organizaciones deben poseer algún proceso (formal o informal) que le permita identificar las circunstancias imperantes que puedan afectar la consecución de los objetivos. Para ello resulta importante la información que se pueda obtener respecto del contexto, como por ejemplo los cambios en las preferencias de los clientes.
La dirección debe analizar las posibles causas que puedan incidir en la realización o no de los objetivos, evaluar la probabilidad de que las causas se cumplan y cual será el efecto en caso de que las mismas se concreten.
Circunstancias que exigen una atención especial
Existen algunos factores en los cuales hay que poner mayor atención dado el impacto potencial de los mismos. A continuación se enumeran los factores mencionados:
Mecanismos
Deben existir mecanismos que resulten útiles para la identificación de los cambios ocurridos o posibles, en el corto plazo y en cualquier contexto tanto real como potencial. Un mecanismo poco formal podría ser las reuniones interdisciplinarias donde se tratan por ejemplo temas relativos a la tecnología, competencia, mercado, etc.
Visión de futuro
Cualquier mecanismo aplicado debe estar orientado hacia el futuro a efectos de poder prevenir, anticipar y efectuar los planes de acción correspondientes. A tal efecto se aplican sistemas de "alarma" que sirvan para advertir cualquier cambio en el entorno en el cual se encuentra inmersa la empresa. Obviamente la detección oportuna de los cambios aumenta la posibilidad de abordar los mismos en forma más eficientemente.
Cabe aclarar que nadie es capaz de prever el futuro, pero cuando más acertadas sean las previsiones sobre los cambios venideros, menores serán las sorpresas que tendrá la empresa.
Aplicaciones en las PyMEs
En las PyMEs la evaluación de los riesgos resulta ser mas informal y menos estructurada que en las grandes corporaciones, no obstante los conceptos mencionados son básicos independientemente del tamaño de la organización.
Los objetivos de las PyMEs son comunicados de manera más fácil, directa y eficazmente a toda la organización. La identificación y análisis de los riesgos que pueden afectar a la concreción de dichos objetivos a menudo se obtienen directamente de los empleados o terceros dado el grado de acercamiento que posee la alta dirección con respecto al resto de la empresa.
Evaluación
A continuación se mencionan algunos factores a tener en cuenta cuando se evalúan los objetivos, riesgos y gestión del cambio:
Objetivos globales
Objetivos asignados a cada actividad
Riesgos
Gestión del cambio
Interpretación personal sobre el Informe COSO de Coopers & Lybrand
Consultas y sugerencias acerca de este tema
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