Los nuevos conceptos del control interno. Informe COSO
Supervisión
Los sistemas de control interno evolucionan con el tiempo, es por ello que un control puede ser eficaz en un tiempo dado pero no en otro. Este cambio puede repercutir en la capacidad de advertir riesgos generados por nuevas circunstancias.
Resulta fundamental que la dirección revea y actualice periódicamente el sistema de control interno a efectos de adecuar el mismo a la nueva realidad y nuevos eventuales riesgos. El proceso de supervisión asegura que el control interno continua funcionando adecuadamente.
Las operaciones de supervisión se materializan de dos formas: actividades continuadas o evaluaciones puntuales. Cuanto mayor sea el nivel y eficacia de la supervisión continuada menor será la necesidad de evaluaciones puntuales. La frecuencia de las evaluaciones puntuales efectuadas para que la dirección tenga una seguridad razonable de la eficacia del sistema de control interno quedan a criterio de la dirección, la cual deberá considerar la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos asociados a éstos, la competencias y experiencia del personal que aplica los controles, etc.
Actividades de supervisión continuada
Existen varias actividades que permiten efectuar el seguimiento de la eficacia del control interno como por ejemplo:
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Actividades corrientes de gestión que permiten la comunicación interdisciplinaria, con lo cual cualquier discrepancia será cuestionada.
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Comunicaciones recibidas de terceros, las cuales podrían permitir determinar la existencia de problemas internos.
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Supervisión rutinaria de las tareas administrativas, permitiendo comprobar las funciones de control e identificar las deficiencias existentes.
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Comprobación física de los datos registrados en el sistema de información.
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Recomendaciones periódicamente efectuadas por los auditores internos y externo para mejorar los controles internos.
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Concurrir a seminarios de formación permitiendo obtener información importante para mejorar los controles.
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Solicitar manifestaciones explícitas de comprobación del entendimiento y cumplimiento del código de ética de la organización.
Evaluaciones puntuales
Alcance y frecuencia
El alcance y la frecuencia de la evaluación del control interno varía según la magnitud e importancia de los riesgos objeto del control. Los controles que apuntan a los riesgos mas importante tendrán una evaluación con mayor frecuencia.
Por otra parte el alcance de las evaluaciones dependerá de a cual de las categorías de objetivos van dirigidas (operacionales, de información financiera o de cumplimiento).
El evaluador
A menudo las evaluaciones se realizan como un proceso autoevaluativo, el cual es llevado a cabo por los responsables de las unidades, divisiones, etc. Por ejemplo un jefe de línea centrará su atención en la concreción de objetivos operacionales y de cumplimiento, el responsable financiera se preocupará de evaluar la fiabilidad de la información financiera.
Dentro de las actividades normales y habituales de auditoría interna se encuentra el evaluación del control interno. También los auditores externos tienen como elemento de análisis el control interno, la combinación de ambas auditorías posibilita la realización de las evaluaciones que la dirección considere necesarias.
El proceso de evaluación
El evaluador deberá entender cada una de las actividades de la entidad y cada componente del sistema de control interno a evaluar. La idea es que el evaluador averigüe y comprenda el funcionamiento real del sistema, es por ello que mantendrá conversaciones con los empleados, quienes aplican y se ven afectados por los controles.
El evaluador analizará el diseño del sistema de control interno y los resultados de las pruebas realizadas, a efectos de determinar si el sistema ofrece una seguridad razonable respecto de lo objetivos implantados.
Metodología
Existen diversas metodologías, algunas empresas comparan su sistema de control interno con el de otras empresas (benchmarking). Por otra parte los consultores de gestión pueden suministrar información comparativa y métodos de revisión utilizados por otras similares entidades.
Documentación
La documentación soporte del sistema de control interno varía en función a la dimensión y complejidad de la empresa. Las entidades de gran tamaño generalmente cuenta con políticas, manuales, descripciones de puesto, etc., en cambio las empresas de menor tamaño poseen menos documentación que formalice el sistema de control interno.
Existen controles que no se encuentran formalizados a través de un documento o son menos formales, no obstante resultan eficaces, dado que la falta de documentación formal que respalde el control no impide que éste sea eficaz o pueda ser evaluado.
La evaluación del sistema de control interno deberá ser respaldada y documentada, de forma tal que respalde la misma y sirva como evidencia ante cualquier posible cuestionamiento.
Plan de acción
Como sugerencia, al realizar por primera vez una evaluación del sistema de control interno se podría tener en cuenta:
Además resulta muy conveniente que la persona encargada de realizar la evaluación, sea aquella que dirija el proceso hasta su finalización.
Comunicación de deficiencias
Fuente de información
Una de las mejores fuentes de información relativa a las deficiencias de control es el propio sistema de control interno. El personal puede advertir aspectos relevantes que pueden servir a la hora de identificar las deficiencias. Por otra parte las evaluaciones puntuales resultan ser otra fuente de detección de deficiencias de control interno.
Qué se debe informar
Todas las deficiencias que afectan a la concreción de los objetivos establecidos por la empresa deben ponerse en conocimiento de las personas que puedan tomar medidas para su corrección. Para la determinación de las deficiencias, conviene examinar el impacto de éstas.
A quién informar
La información generada se comunica a través de los canales habituales al personal que pueda tomar medidas correctivas (jefes, gerentes y directores). En tal sentido, la comunicación debe asegurar y alcanzar el nivel suficiente para que se puedan tomar las medidas necesarias.
Directrices sobre comunicación de deficiencias
Para mantener la eficacia del sistema de control interno resulta imprescindible informar las deficiencias detectadas a las personas adecuadas. Por ejemplo el caso de un director general, éste deseará que le comuniquen las infracciones graves de políticas y procedimientos o aquellas que puedan tener un importante impacto financiero o son de implicancias estratégicas. Por otra parte a medida que se baja el nivel, el grado de detalle aumenta, salvo expreso requerimiento de la alta dirección solicitando un mayor detalle.
Aplicación en las PyMEs
En las empresas de menor tamaño las actividades de supervisión resultan más informales y el conocimiento de las deficiencias es más directo, como así también las acciones correctivas. En las PyMEs seguramente no se realizan evaluaciones puntuales de los sistemas de control interno, esta situación se ve compensada con actividades de supervisión continua.
Las estructuras de las PyMEs son más simples y las deficiencias detectadas a través de los procedimientos de supervisión son fácilmente comunicadas a la persona adecuada.
Evaluación
Para poder de llegar a inferir sobre la eficacia de la supervisión del control interno se deben considerar tanto las actividades de supervisión continuada como las evaluaciones puntuales del sistema de control interno. Como referencia podemos mencionar:
Supervisión continua
Evaluación puntual
La comunicación de las deficiencias
Interpretación personal sobre el Informe COSO de Coopers & Lybrand
Consultas y sugerencias acerca de este tema
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